Leads nachfassen, schnell und mit System.

Warum Nachfassen über den Abschluss entscheidet

Wer im Funnel seine Nummer einträgt, denkt in diesem Moment an dein Angebot. Ein paar Tage später hat er eine zweite Anfrage gestellt, einen anderen Berater gesprochen oder das Thema vergessen. Je länger der erste Anruf auf sich warten lässt, desto weiter ist der Lead gedanklich weg.

Das Problem ist selten der Wille, sondern der Ablauf. Leads kommen per E-Mail, liegen in einer Tabelle, jemand ruft einmal an, erreicht niemanden, und danach passiert nichts mehr. Nachfassen braucht deshalb feste Regeln, die nicht davon abhängen, wer gerade Zeit hat.

Schritt 1: Leads ohne Umweg ins CRM

Jeder Zwischenschritt kostet Zeit. Eine Mail, die jemand abtippt, oder eine Tabelle, die abends importiert wird, verschiebt den ersten Anruf. Schließ deine Funnels deshalb direkt an das CRM an, am besten per Webhook. Dann steht der Lead mit Quelle, Antworten und Einwilligung im System, sobald er das Formular abschickt.

Leg für jeden Funnel eine eigene Quelle an. So siehst du später, woher ein Lead kam, und kannst Leads einer Kampagne gezielt zuerst anrufen.

Schritt 2: Eine Warteschlange statt einer Liste

Eine Liste zeigt, was da ist. Eine Warteschlange sagt, wer als Nächstes dran ist. Lege dir dafür Ansichten an, die genau die Leads zeigen, die jetzt angerufen werden sollen, zum Beispiel:

• Neue Leads mit dem Status, in dem Anfragen bei dir landen
• Neue Leads aus einer Kampagne, gefiltert nach Quelle
• Nicht erreicht, für den nächsten Versuch zu einer anderen Tageszeit

Diese Ansichten arbeitet ein Setter mit einem Power-Dialer der Reihe nach ab. Bevor der erste Anruf rausgeht, gilt bei Privatkunden: nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung. Details dazu im Artikel Einwilligung dokumentieren.

Schritt 3: Mehrere Anrufversuche einplanen

Viele Leads erreichst du nicht beim ersten Mal. Wer nach einem Versuch aufgibt, verschenkt Anfragen, für die er schon bezahlt hat. Leg deshalb fest, wie oft und wann ihr es versucht, und schreib es als Regel auf. Ein möglicher Ablauf:

1. Erster Anruf so bald wie möglich nach Eingang.
2. Zweiter Versuch am selben Tag zu einer anderen Uhrzeit.
3. Weitere Versuche an den folgenden Tagen, abwechselnd vormittags und am frühen Abend.
4. Nach dem letzten Versuch ein klarer Status, damit der Lead nicht ewig in der Warteschlange steht.

Wie viele Versuche sinnvoll sind, hängt von deinen Leads ab. Wichtig ist, dass es eine Regel gibt und jeder im Team sie gleich anwendet.

Schritt 4: Jedes Gespräch bekommt ein Ergebnis

Nach jedem Anruf wählst du ein Ergebnis, zum Beispiel erreicht, terminiert, nicht erreicht, Rückruf, kein Interesse oder falsche Nummer. Das Ergebnis beschreibt den Anruf, der Status beschreibt den Lead. Ohne Ergebnis weißt du morgen nicht, ob ein Lead schon dreimal nicht erreicht wurde oder noch nie angerufen.

Schreib dazu eine kurze Notiz: was der Lead sucht, welches Budget er genannt hat, wann er erreichbar ist. Die Notiz ist das, was dein Kollege beim nächsten Anruf liest.

Schritt 5: Rückrufe und Wiedervorlagen als Aufgabe

„Rufen Sie mich nächste Woche an“ ist eine Zusage, keine Absage. Sie muss als Aufgabe mit Datum und Uhrzeit im CRM stehen, nicht auf einem Zettel. Dasselbe gilt für Wiedervorlagen, etwa wenn ein Lead erst nach dem Verkauf einer anderen Immobilie wieder Thema ist.

Eine Wiedervorlage ist nur so gut wie der Ort, an dem sie wieder auftaucht. Fällige Rückrufe gehören morgens auf eine Tagesliste, die jeder Setter als Erstes abarbeitet.

Schritt 6: Übergabe und Unterlagen

Steht der Termin, geht der Lead an den Closer. Damit er nicht alles noch einmal abfragt, hängen Notizen, Anrufe und Antworten aus dem Funnel am Lead. Nach dem Beratungsgespräch folgen die Unterlagen für die Finanzierung. Welche das sind, steht im Artikel Unterlagen für die Finanzierung.

Woran du siehst, ob dein Nachfassen funktioniert

Ein paar Zahlen reichen, um zu sehen, ob der Ablauf trägt. Du musst sie nicht täglich auswerten, aber regelmäßig:

• Zeit bis zum ersten Anruf: wie lange ein neuer Lead wartet, bis ihn jemand anruft.
• Erreichquote: erreichte Anrufe geteilt durch alle Anrufe. Sinkt sie, lohnt ein Blick auf die Uhrzeiten.
• Terminquote: vereinbarte Termine geteilt durch erreichte Gespräche.
• Offene Rückrufe: wie viele fällige Rückrufe am Abend noch nicht erledigt sind.

Vergleiche die Zahlen je Quelle. Oft liegt ein Unterschied nicht am Setter, sondern daran, dass eine Kampagne andere Leads bringt als die andere.

Checkliste für dein Team

1. Jeder Funnel liefert seine Leads direkt ins CRM, mit eigener Quelle.
2. Es gibt eine Ansicht für neue Leads, die mehrmals am Tag abgearbeitet wird.
3. Leads ohne Anruf-Einwilligung werden nicht angerufen.
4. Die Zahl der Anrufversuche und ihre Abstände sind festgelegt.
5. Jeder Anruf bekommt ein Ergebnis und eine kurze Notiz.
6. Rückrufe und Wiedervorlagen stehen als Aufgabe mit Datum und Uhrzeit im CRM.
7. Fällige Rückrufe stehen morgens als erstes auf der Liste.

Wie ClosingHub dabei hilft

• Jede Lead-Quelle hat eine eigene Webhook-Adresse. Dein Funnel schickt die Leads dorthin, du ordnest die Felder einmal zu. Kommt ein neuer Lead an, hörst du einen Ton.
• Gespeicherte Ansichten, etwa „Neue Leads aus Facebook“, arbeitet der Power-Dialer als Warteschlange ab.
• Sechs Ergebnisse liegen auf den Tasten 1 bis 6. „Rückruf“ legt eine Aufgabe an, fällig in zwei Tagen um 10 Uhr.
• Aufgaben legst du am Lead mit Datum und Uhrzeit an. Auf „Heute“ stehen fällige Rückrufe, die du mit einem Klick als Session startest.