Allgemeine Übersicht. Welche Unterlagen genau gebraucht werden, legt die finanzierende Bank fest. Sie hängt vom Käufer, vom Objekt und von der Finanzierung ab. Nimm diese Liste als Ausgangspunkt und gleiche sie mit der Liste der Bank ab.
Warum die Unterlagen früh kommen sollten
Zwischen Beratungsgespräch und Notartermin liegen im Kapitalanlagenvertrieb oft Wochen. Einen großen Teil davon wartet man auf Dokumente. Der Kunde sucht den Steuerbescheid, die Gehaltsabrechnung liegt als Foto auf dem Handy, der Kontoauszug fehlt. Je früher du weißt, was fehlt, desto früher kann die Bank prüfen.
Der richtige Zeitpunkt für die Anforderung
Fordere nicht alles im Erstgespräch an. Wer noch überlegt, ob eine Kapitalanlage für ihn passt, schickt ungern seine Kontoauszüge. Bewährt hat sich ein Vorgehen in zwei Schritten:
- Nach dem Beratungsgespräch: Selbstauskunft und Einkommensnachweise. Damit lässt sich einschätzen, welcher Kaufpreis finanzierbar ist.
- Sobald ein Objekt feststeht: alles Weitere für die Bank, also Kontoauszüge, Eigenkapitalnachweis und die Objektunterlagen.
So fragst du nur nach, was im jeweiligen Schritt wirklich gebraucht wird, und der Kunde versteht, warum.
Unterlagen zur Person
- Selbstauskunft: Angaben zu Person, Familienstand, Beruf, Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und bestehenden Krediten. Viele Banken und Vermittler haben dafür ein eigenes Formular.
- Ausweis: Personalausweis oder Reisepass, Vorder- und Rückseite.
- Bei Paaren: die Unterlagen beider Käufer, wenn beide kaufen oder für den Kredit einstehen.
Einkommen und Vermögen
Angestellte reichen in der Regel ihre letzten Gehaltsabrechnungen ein, dazu oft die Dezemberabrechnung des Vorjahres. Bei Beamten kommen die Bezügemitteilungen dazu, bei befristeten Verträgen oft der Arbeitsvertrag.
Selbstständige und Freiberufler brauchen meist mehr: Einkommensteuerbescheide und Steuererklärungen der letzten Jahre, Bilanzen oder Einnahmenüberschussrechnungen und eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung.
Für alle gehören meist dazu:
- Kontoauszüge des Gehaltskontos der letzten Monate
- Eigenkapitalnachweis, etwa Kontoauszug, Depotauszug oder Bausparvertrag
- Nachweise über bestehende Kredite mit Restschuld und Rate
- Unterlagen zu vorhandenen Immobilien, bei vermieteten Objekten mit Mietverträgen
- Renteninformation oder Nachweise zur Altersvorsorge, wenn die Bank danach fragt
Wie viele Monate oder Jahre die Bank sehen will, ist unterschiedlich. Frag vorher nach, dann forderst du nur einmal an.
Unterlagen zum Objekt
Bei einer Kapitalanlage prüft die Bank nicht nur den Käufer, sondern auch das Objekt. Bei einer Eigentumswohnung sind das typischerweise:
- Exposé mit Fotos, Kaufpreis und Lage
- aktueller Grundbuchauszug
- Teilungserklärung mit Aufteilungsplan
- Wohnflächenberechnung und Grundrisse
- bei vermieteten Wohnungen der Mietvertrag
- Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnung und Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen
- Energieausweis
Diese Unterlagen kommen meist vom Verkäufer oder vom Bauträger, nicht vom Käufer. Sie gehören trotzdem in dieselbe Akte, damit die Finanzierung nicht an einem fehlenden Objektdokument hängt.
So sammelst du Unterlagen sicher ein
Eine Selbstauskunft enthält Einkommen, Vermögen und Schulden, der Kontoauszug jede Buchung, der Ausweis die Ausweisnummer. Mit diesen Daten gehst du so sorgfältig um wie mit Bargeld.
- Kein Messenger. Fotos im Chat landen auf privaten Handys und in deren Sicherungen.
- Keine Anhänge im Postfach. Jemand muss sie von Hand beim richtigen Kunden ablegen, und die Mail bleibt im Postfach liegen.
- Keine dauerhaft geteilten Ordner. Ein Link ohne Ablaufdatum ist auch Monate nach dem Abschluss noch erreichbar.
- Ein Upload-Link mit Ablaufdatum. Der Kunde lädt hoch, sieht nur seine angeforderten Unterlagen, und nach Ablauf ist der Link tot.
- Nur so viel, wie nötig. Fordere an, was die Bank verlangt, und nicht vorsorglich mehr.
Den Kunden gut durchführen
Die meisten Verzögerungen entstehen, weil der Kunde nicht weiß, was genau gemeint ist. Schreib deshalb dazu, was du brauchst, etwa „die letzten drei Gehaltsabrechnungen“ statt „Einkommensnachweise“. Nenne ein Datum, bis wann du die Unterlagen brauchst, und sag, wofür. Wer weiß, dass die Bank ohne Kontoauszug nicht prüft, schickt ihn schneller.
Hake nach, was fehlt, nicht was da ist. Eine Übersicht je Kunde mit dem Stand der Anforderung spart den Anruf „Haben Sie schon alles geschickt?“.
Nach dem Abschluss: aufbewahren und löschen
Mit dem Notartermin ist die Arbeit mit den Unterlagen nicht vorbei. Für manche Dokumente gelten Aufbewahrungspflichten, bei anderen endet der Zweck mit der Finanzierung. Kläre mit deinem Datenschutzbeauftragten oder deiner Kanzlei, was du wie lange behältst, und schreib es als Regel auf. Wichtig ist, dass die Unterlagen an einem Ort liegen. Nur dann kannst du sie auch vollständig löschen, wenn es so weit ist. Kopien in Postfächern, auf Handys und in geteilten Ordnern findet am Ende niemand mehr.
Checkliste Unterlagen
- Selbstauskunft, vollständig ausgefüllt und unterschrieben
- Personalausweis oder Reisepass aller Käufer
- Gehaltsabrechnungen oder bei Selbstständigen Steuerbescheide, Bilanzen und BWA
- Kontoauszüge des Gehaltskontos
- Eigenkapitalnachweis
- Nachweise zu bestehenden Krediten und Immobilien
- Objektunterlagen: Exposé, Grundbuchauszug, Teilungserklärung, Wohnfläche, Mietvertrag, Hausgeld
Wie ClosingHub dabei hilft
- Du forderst Unterlagen per Link an: Reiter anhaken, Laufzeit wählen, 7, 14 oder 30 Tage. Einen Link ohne Ablaufdatum gibt es nicht.
- Dein Kunde lädt ohne Konto hoch, am Handy auch direkt mit der Kamera. Er sieht nur die angeforderten Reiter und seine eigenen Dateien.
- Jeder Lead hat eine eigene Ablage mit Reitern wie Selbstauskunft, Ausweis, Kontoauszüge und Finanzierung. Eigene Reiter wie Grundbuchauszug legst du einmal an.
- Am Lead steht der Stand der Anforderung, etwa 2 von 3. Bei jedem Upload meldet sich die Glocke, und einen Link widerrufst du mit einem Klick. Mehr in der Anleitung.
