Was ist ein Power-Dialer?
Ein Power-Dialer ist eine Software, die eine Liste von Leads nacheinander abarbeitet. Du wählst eine Liste, der Dialer zeigt dir den ersten Lead und wählt seine Nummer. Nach dem Gespräch hältst du fest, wie es gelaufen ist, und der nächste Lead steht da. Nummern suchen, kopieren und eintippen fällt weg.
Entscheidend ist das Verhältnis: ein Mitarbeiter, ein Anruf. Der Dialer wählt immer nur eine Nummer, und am anderen Ende hört der Angerufene sofort einen Menschen. Genau darin unterscheidet er sich vom Predictive-Dialer.
So läuft eine Session am Power-Dialer
Am Anfang steht die Auswahl. Du legst fest, welche Leads du anrufst, zum Beispiel alle neuen Anfragen von heute oder deine fälligen Rückrufe. Der Dialer zeigt dir den ersten Lead mit Kontaktdaten, den Antworten aus dem Funnel und dem bisherigen Verlauf. Du liest kurz, dann startest du den Anruf.
Während des Gesprächs schreibst du mit. Nach dem Auflegen wählst du ein Ergebnis. Vereinbart ihr einen Termin, legst du ihn an, bevor es weitergeht. Dann steht der nächste Lead da.
Was wegfällt, ist die Zeit zwischen den Gesprächen: Nummer suchen, Lead öffnen, Notizzettel übertragen, Termin nachtragen. Wie viel das in deinem Team ausmacht, siehst du am besten selbst. Zähl die Anrufe je Stunde vor und nach der Einführung.
Power-Dialer, Predictive-Dialer, manuelles Wählen
Im Telefonvertrieb begegnen dir vor allem drei Arbeitsweisen:
| Arbeitsweise | So funktioniert es | Passt zu |
|---|---|---|
| Manuelles Wählen | Du suchst die Nummer im CRM oder in der Liste und wählst sie selbst. | wenigen Anrufen am Tag |
| Power-Dialer | Die Software arbeitet eine Liste der Reihe nach ab, ein Anruf je Mitarbeiter. | Beratungsvertrieb mit eigenen Leads |
| Predictive-Dialer | Die Software wählt mehrere Nummern gleichzeitig und stellt durch, wer zuerst abhebt. | großen Callcentern mit sehr vielen Kontakten |
Der Predictive-Dialer schätzt, wann ein Mitarbeiter frei wird, und wählt schon vorher. Hebt jemand ab und kein Mitarbeiter ist frei, hört der Angerufene Stille oder das Gespräch bricht ab. Bei Leads, die sich für eine Immobilie interessiert haben und einen Berater erwarten, kostet das Vertrauen, bevor das Gespräch überhaupt beginnt.
Davon zu unterscheiden ist die automatische Anrufmaschine, also ein Anruf mit Bandansage ohne Menschen am Telefon. Für sie verlangt § 7 UWG immer eine vorherige ausdrückliche Einwilligung, auch bei Unternehmen. Mehr dazu im Artikel Kaltakquise am Telefon.
Für wen sich ein Power-Dialer lohnt
Ein Power-Dialer lohnt sich, sobald Telefonieren ein fester Block im Tag ist und nicht nebenbei passiert. Typisch sind diese Fälle:
- Setter, die Leads aus Funnels und Kampagnen anrufen und Termine für Closer vereinbaren. Wie die Rollen zusammenspielen, steht im Artikel zum Setter-Closer-Prinzip.
- Teams mit Rückrufen, die jeden Morgen eine Liste fälliger Anrufe haben.
- Vertriebe mit Bestandsleads, die ältere Anfragen noch einmal systematisch anrufen wollen.
Wenig bringt er dir, wenn du am Tag eine Handvoll Gespräche führst, die jeweils lange vorbereitet werden. Dann wählst du besser gezielt aus der Lead-Seite heraus.
Woran du einen guten Power-Dialer erkennst
Die Einwilligung wird vor dem Anruf geprüft. Bei Privatkunden darfst du nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung anrufen. Ein Dialer, der Leads ohne Einwilligung einfach mit abarbeitet, macht aus einem Tempo-Werkzeug ein Risiko. Achte darauf, dass solche Leads gesperrt sind und der Grund dabei steht. Wie du Einwilligungen sauber festhältst, erklärt der Artikel Einwilligung dokumentieren.
Notiz und Ergebnis stehen im selben Fenster. Wer für die Notiz in ein anderes Programm wechselt, schreibt sie später oder gar nicht. Gut ist ein Dialer, in dem du während des Gesprächs mitschreibst und danach ein Ergebnis wählst, bevor der nächste Lead kommt.
Ergebnisse haben Folgen. „Rückruf“ sollte eine Aufgabe mit Fälligkeit anlegen, „Terminiert“ den Termin. Sonst musst du nach der Session alles von Hand nachtragen.
Die Liste ist filterbar. Du willst nicht immer alle Leads anrufen, sondern etwa nur neue Leads aus einer Quelle oder nur deine Rückrufe von heute.
Die Tastatur reicht. Bei vielen Anrufen am Stück zählt jeder Handgriff. Tastenkürzel für Anrufen, Auflegen und Ergebnis sparen den Weg zur Maus.
Doppelte Anrufe fallen auf. Rufen mehrere Setter aus denselben Listen an, muss sichtbar sein, wer einen Lead schon hatte.
Typische Fehler bei der Einführung
- Eine unsortierte Gesamtliste in den Dialer laden, statt nach Quelle, Status oder Alter zu trennen.
- Ergebnisse nicht einheitlich verwenden, sodass „Nicht erreicht“ und „Kein Interesse“ nicht auseinanderzuhalten sind.
- Rückrufe ohne Uhrzeit vereinbaren und dann nicht wiederfinden.
- Den Dialer als Druckmittel verstehen. Er soll Leerlauf zwischen den Gesprächen streichen, nicht die Gespräche verkürzen.
Checkliste für die Auswahl
- Ein Anruf je Mitarbeiter, kein paralleles Wählen.
- Leads ohne Einwilligung sind gesperrt, mit sichtbarem Grund.
- Notiz, Ergebnis und Termin im selben Fenster.
- Ein Rückruf legt eine Aufgabe mit Fälligkeit an.
- Die Warteschlange lässt sich nach Ansicht, Status und Suche eingrenzen.
- Tastenkürzel für die häufigsten Schritte.
- Anrufe und Ergebnisse landen im Verlauf des Leads und in der Auswertung.
Wie ClosingHub dabei hilft
- Der Power-Dialer arbeitet eine Warteschlange ab: alle Leads, deine Dialer-Leads oder eine gespeicherte Ansicht, eingegrenzt mit Status-Filter und Suche.
- Enter startet den Anruf, ⌘ Enter legt auf, die Tasten 1 bis 6 wählen das Ergebnis. Die Notiz wird am Anruf gespeichert, und der nächste Lead steht da.
- „Terminiert“ öffnet das Termin-Formular, „Rückruf“ legt eine Aufgabe an, fällig in zwei Tagen um 10 Uhr.
- Im Modus Privatkunden bleibt ein Lead ohne dokumentierte Einwilligung in der Warteschlange gesperrt. Ein Widerruf sperrt immer.
- Du telefonierst über dein eigenes Telefon oder im Browser über eine eigene deutsche Ortsnetznummer, siehe Telefonie. Die Bedienung erklärt die Anleitung im Hilfe-Center.
