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Sicherheit und Datenschutz

Deine Daten liegen in Frankfurt.

Für Vertriebsteams jeder Branche, vom Immobilien- bis zum Finanzvertrieb: Einwilligungen je Lead, Rollen im System, Unterlagen per ablaufendem Link. Mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Kostenlos starten Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Kennst du das?

Im Vertrieb gehen sensible Daten durch viele Hände. Oft ohne dass jemand weiß, wo sie gerade liegen.

  • Leadlisten per Mail.

    Excel-Dateien mit Namen und Telefonnummern wandern durch Postfächer und USB-Sticks.

  • Selbstauskunft als Anhang.

    Gehalt, Ausweis und Kontoauszüge liegen in privaten Mailfächern der Berater.

  • Jeder sieht alles.

    Auch wer nur telefonieren soll, hat den ganzen Bestand vor sich.

  • Einwilligung? Irgendwo.

    Ob ein Lead zugestimmt hat, steht im Funnel-Tool, nicht beim Anruf.

Wo deine Daten liegen.

Leads, Unterlagen, Termine und Gesprächsdaten werden in der Europäischen Union verarbeitet, die Datenbank steht in Frankfurt. Die Region deines Arbeitsbereichs lässt sich nicht ändern.

  • Datenregion Frankfurt, EU, zu sehen unter Einstellungen, Allgemein
  • Jeder Arbeitsbereich ist von allen anderen getrennt
  • Die Datenbank wird täglich gesichert
  • Übertragung und Speicherung verschlüsselt
  • Kein allgemeiner Lesezugriff durch uns. Zugriffe für den Support laufen mit Zweckangabe und werden protokolliert

Welche Dienstleister wir einsetzen, steht vollständig im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Einwilligungen

Einwilligungen je Lead, getrennt nach Zweck.

Anruf, E-Mail-Werbung, Gesprächsaufzeichnung und Weitergabe an Partner stehen einzeln am Lead, jede mit Datum und Quelle. Eine Einwilligung für den Anruf erlaubt keine Werbe-Mail.

  • Im Modus Privatkunden sperrt der Dialer jeden Lead ohne dokumentierte Einwilligung
  • Ein Widerruf gilt sofort und sperrt auch im Modus Geschäftskunden
  • Die Sperre sitzt im System, nicht nur am Knopf in der Oberfläche
  • Nachweise über Einwilligungen werden nach Vertragsende fünf Jahre aufbewahrt, wie es § 7a UWG verlangt

Wie der Dialer sperrt

Einwilligungen

AnrufErteilt15.09.2026 über Webformular
E-Mail-WerbungNicht erfasst
GesprächsaufzeichnungNicht erfasst
Weitergabe an PartnerErteilt15.09.2026 über Webformular

Rollen

Rollen und Rechte, im System durchgesetzt.

Jeder im Team hat eine von vier Rollen. Was eine Rolle nicht darf, ist gesperrt, nicht nur ausgeblendet.

Die vier Rollen in ClosingHub
RolleWas sie darf
InhaberLegt den Arbeitsbereich an, rechnet ab und stimmt den Verträgen zu. Die Rolle lässt sich weder vergeben noch entziehen.
AdministratorVerwaltet Nutzer, Einstellungen und alle Leads, sieht die Auswertung und stimmt den Verträgen zu.
VertriebArbeitet mit den Leads, auf Wunsch nur mit den eigenen. Sieht die Einstellungen, ändert sie aber nicht.
Nur lesenLiest mit und ändert nichts. Kann Unterlagen ansehen, aber nicht hochladen oder anfordern.

Zusätzlich gilt

  • Die Auswertung sehen nur Inhaber und Administrator
  • Rufnummern beantragen nur Inhaber und Administrator
  • Vertrieb und Nur lesen lassen sich auf die eigenen Leads beschränken
  • Wer entfernt wird, hat keinen Zugang mehr, der Sitzplatz wird frei

CRM für Setter CRM für Closer CRM für Vertriebsleitung

Anmeldung, die nicht nachgibt.

Die Regeln gelten für jeden Zugang, vom Inhaber bis zur Aushilfe am Telefon. Die Zwei-Stufen-Anmeldung empfehlen wir jedem im Team.

  • Passwort

    Mindestens 12 Zeichen. Passwörter aus bekannten Datenlecks werden abgelehnt.

  • Fehlversuche

    Nach fünf falschen Versuchen pausiert die Anmeldung in diesem Browser für 15 Minuten.

  • Zwei-Stufen-Anmeldung

    Mit einer Authenticator-App, freiwillig und je Nutzer. Ohne den Code geht es nach dem Passwort nicht weiter.

  • Gerät verloren

    „Auf allen Geräten abmelden“ beendet deine Anmeldung in jedem Browser.

  • Mitglied entfernt

    Wer aus dem Team entfernt wird, hat keinen Zugang mehr zum Arbeitsbereich.

  • Neutrale Antworten

    Beim Registrieren und Zurücksetzen verrät die Antwort nicht, ob es zu einer Adresse ein Konto gibt.

Unterlagen

Unterlagen per Link, der abläuft.

Selbstauskunft, Ausweis und Kontoauszüge kommen nicht mehr per Mail. Du forderst sie am Lead an, dein Kunde lädt sie über einen eigenen Link hoch, verschlüsselt übertragen.

Mehr zum Anfordern von Unterlagen

  • Der Link gilt 7, 14 oder 30 Tage und lässt sich jederzeit widerrufen
  • Dein Kunde braucht kein Konto und kann nichts löschen
  • Er sieht nur seinen Vornamen, die angeforderten Reiter und seine eigenen Dateien
  • Ein abgelaufener Link zeigt nur „Link nicht mehr gültig“, ohne weitere Angaben

Verträge, die im Produkt liegen.

Anbieter ist die Tobias Nase GmbH aus Köln, eingetragen beim Amtsgericht Köln unter HRB 123307.

Auftragsverarbeitung

Vor dem Start stimmt der Inhaber oder ein Administrator den AGB und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO zu. Ändert sich ein Wortlaut, fragt ClosingHub beim nächsten Anmelden erneut. Beide kannst du vorab lesen: Auftragsverarbeitung und AGB.

  • Gespeichert mit Zeitpunkt, Fassung und Name
  • In den Einstellungen jederzeit lesen und als PDF sichern
  • Die alte Zustimmung bleibt als Nachweis stehen

Deine Daten bleiben deine

Wir nutzen deine Daten nur, um die Leistung zu erbringen, und nur nach deinen Weisungen. Du kannst sie jederzeit selbst ausleiten.

  • Lead-Liste je Ansicht als CSV exportieren
  • Nach Vertragsende 30 Tage Zeit zum Ausleiten, danach wird gelöscht
  • Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt

Fragen zu Sicherheit und Datenschutz.

Die Einzelheiten stehen im Vertrag zur Auftragsverarbeitung und in der Datenschutzerklärung der Anwendung. Was dort fehlt, schreib uns.

In Frankfurt. Die Inhaltsdaten, also Leads, Unterlagen, Termine und Gesprächsdaten, werden in der Europäischen Union verarbeitet. Welche Dienstleister wir dafür einsetzen, steht vollständig im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Ja, nach Artikel 28 DSGVO. Inhaber oder Administrator stimmen ihm vor dem Start im Produkt zu. Du kannst ihn vorher auf dieser Website lesen und später in den Einstellungen als PDF sichern.

Die Mitglieder deines Arbeitsbereichs, jeweils nach ihrer Rolle. Andere Arbeitsbereiche sehen nichts davon. Wir haben keinen allgemeinen Lesezugriff, Zugriffe für den Support laufen mit Zweckangabe und werden protokolliert.

Nein. Jeder Nutzer schaltet sie in seinen eigenen Einstellungen unter Sicherheit ein. Wir empfehlen sie für jeden Zugang.

Du kannst deine Daten jederzeit exportieren. Nach Vertragsende halten wir sie 30 Tage vor, damit du sie ausleiten kannst, danach werden sie gelöscht. Ausgenommen sind Daten mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht, etwa Nachweise über Einwilligungen.

Nein. Eine Aufzeichnung bräuchte eine eigene Einwilligung des Leads und eine Bestätigung im Gespräch. Im Dialer gibt es dafür keinen Knopf.

Erst prüfen, dann wechseln.

Stell deine Fragen zu Daten und Verträgen vorher über den Support. 7 Tage kostenlos testen, danach monatlich oder jährlich.

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