Tarif, Guthaben und Rechnungen

Was dieser Bereich macht

Unter Tarif siehst du, welches Paket dein Arbeitsbereich gebucht hat und was in den Paketen steckt. Dort buchst du ein Paket, wechselst es, stellst die Zahlweise um, buchst Zusätze dazu und kündigst.

Unter Guthaben lädst du Geld für deine Gesprächsminuten auf. Telefonie läuft auf Vorkasse: Was aufgeladen ist, kann vertelefoniert werden. Auf Wunsch lädt ClosingHub per Karte automatisch nach.

Rechnungen und Zahlungsmittel pflegst du im Kundenportal der Abrechnung. ClosingHub öffnet es dir mit einem Klick.

Wo du ihn findest

Einstellungen, Gruppe „Abrechnung". Dort stehen die Punkte „Tarif", „Guthaben" und „Rechnungen"; unter „Rechnungen" liegen die Reiter „Rechnungen", „Rechnungsanschrift" und „Zahlungsmittel".

• Tarif: Jeder im Team kann die Seite öffnen. Buchen, wechseln, Zusätze, kündigen und das Kundenportal öffnen kann nur der Inhaber. Alle anderen sehen ihr Paket nur zum Lesen (siehe unten).
• Guthaben, Rechnungen, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel: Diese Punkte sieht nur der Inhaber. Für alle anderen fehlen sie im Menü.

So geht's: ein Paket buchen

Das gilt, wenn dein Arbeitsbereich noch kein laufendes Abo hat. Dann siehst du nach der Anmeldung die Seite Paket wählen mit drei Schritten oben: Paket, Rechnungsanschrift, Zahlung.

1. Paket: Du siehst die Pakete Start, Team und Business als Karten nebeneinander. Jede Karte nennt, für wen das Paket ist, wie viele Sitzplätze enthalten sind und was drin ist (Haken) und was nicht (grauer Punkt). Wähle oben Monatlich oder Jährlich; neben „Jährlich" steht, wie viel Prozent du sparst. Klick auf der gewünschten Karte auf Abonnieren. Bekommt dein Arbeitsbereich eine kostenlose Testphase, heißt der Knopf „[Anzahl] Tage kostenlos testen".
2. Rechnungsanschrift: Oben steht „Fast geschafft, [Vorname]." Links trägst du unter Rechnungsempfänger Firma, Vorname, Nachname, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land ein. Firma und Name sind aus der Registrierung vorbelegt. Unter Umsatzsteuer und Zustellung kannst du eine USt-IdNr. und eine eigene Rechnungs-E-Mail angeben, beides ist in Deutschland freiwillig. Unter Gleich dazubuchen schaltest du Zusätze direkt mit ein: Telefonie dazubuchen, Kalender-Sync dazubuchen, Postfach-Sync dazubuchen, dazu Weitere Sitzplätze mit Plus und Minus. Was zu deinem Paket nicht passt, trägt „ab Paket Team" und ist gesperrt. Rechts steht Deine Bestellung mit Paket, Zahlweise, Zusätzen, Umsatzsteuer und dem Gesamtbetrag; die Summe rechnet mit jedem Klick mit. Dort kannst du noch zwischen Monatlich und Jährlich umschalten oder mit Paket ändern zurück zu den Paketen. Klick auf Weiter zur sicheren Zahlung.
3. Zahlung: Du landest beim Zahlungsanbieter und gibst deine Karte ein. Kartendaten sieht nur er.

Paket und gewählte Zusätze laufen danach in einem Abo und auf einer Rechnung.

Danach steht auf der Seite „Zahlung wird bestätigt …". Sobald die Bestätigung da ist, öffnet sich die Software von selbst. Das dauert meist nur wenige Sekunden.

Brichst du beim Zahlungsanbieter ab, kommst du zurück auf „Paket wählen". Es wurde nichts gebucht.

Bist du nicht Inhaber, steht dort statt der Karten: „Für diesen Arbeitsbereich ist noch kein Paket gebucht. Das Abo bucht der Inhaber; bitte wende dich an die Person, die den Arbeitsbereich angelegt hat."

So geht's: dein Paket ansehen, wenn du nicht Inhaber bist

Als Administrator, Vertrieb oder mit „Nur lesen" öffnest du Einstellungen, „Tarif" und siehst eine Karte mit Paket [Name], zum Beispiel „Paket Team". Darunter stehen unter Im Paket die enthaltenen Funktionen, die gebuchten Zusätze, etwa „Zusatz Telefonie", und die Zahl der Sitzplätze. Der Satz auf der Karte nennt den Inhaber: Willst du etwas dazubuchen, sagst du ihm Bescheid. Buchen kannst du hier nichts.

So geht's: während der Beta ein Paket buchen

Läuft dein Arbeitsbereich als Beta, steht auf „Tarif" die Karte Beta-Zugang mit dem Datum, bis wann er läuft. Du kannst schon vorher ein Paket buchen.

1. Klick auf der gewünschten Paketkarte auf Jetzt buchen.
2. Du landest beim Zahlungsanbieter und hinterlegst deine Karte.
3. Mit dem Kauf endet die Beta. Abgerechnet wird ab dem Kauf, alle Daten bleiben erhalten. Eine zusätzliche Testphase gibt es dann nicht.

Ist noch keine Rechnungsanschrift hinterlegt, trägst du sie vorher unter Einstellungen, „Rechnungen", Reiter „Rechnungsanschrift" ein. Zusätze buchst du danach wie gewohnt unter „Tarif".

Wenn die Beta endet: Ab dem Tag nach dem Ende siehst du als Inhaber nach der Anmeldung zuerst Paket wählen

mit dem Hinweis „Deine Beta ist vorbei. Wähle dein Paket, deine Daten sind alle noch da." Was du in der Beta als Zusatz genutzt hast, ist in der Bestellung schon vorgewählt. Mit Erst ansehen und exportieren kommst du in ClosingHub, kannst dort alles ansehen und exportieren, aber nichts ändern. Mitglieder sehen oben „Bis dein Inhaber ein Paket bucht, kannst du alles ansehen, aber nichts ändern."

So geht's: die Testphase

Mit der kostenlosen Testphase wird deine Karte im Checkout hinterlegt. Abgebucht wird erst nach der Testphase. Wer vorher kündigt, zahlt nichts.

Solange sie läuft, steht oben auf „Tarif" Testphase läuft bis [Datum]. Darunter steht, an welchem Tag die erste Rechnung für dein Paket kommt.

Steht auf der Karte nur Abonnieren, gibt es für deinen Arbeitsbereich keine kostenlose Testphase.

So geht's: das Paket wechseln

1. Öffne „Tarif". Auf den anderen Karten steht Hochstufen (größeres Paket) oder Zurückstufen (kleineres Paket). Auf deinem Paket steht Gebucht.
2. Klick darauf. Der Knopf wechselt auf Anteilig umstellen?.
3. Klick ein zweites Mal. Das laufende Abo wird sofort umgestellt und anteilig verrechnet. Es erscheint „Das Paket wird umgestellt und anteilig verrechnet."

Beim Wechsel gibt es keine Checkout-Seite. Die Karte aus deinem Abo wird weiter genutzt.

Zurückstufen mit Zusätzen: Hast du einen Zusatz gebucht, den das kleinere Paket nicht hat, bestellst du ihn zuerst ab. Sonst erscheint unter den Karten zum Beispiel „Start enthält Telefonie und zusätzliche Sitzplätze nicht. Bestelle diese Zusätze zuerst unter Zusätze ab, dann kannst du auf Start wechseln."

So geht's: von monatlich auf jährlich wechseln (oder umgekehrt)

1. Öffne „Tarif" und stell den Umschalter auf die andere Zahlweise.
2. Auf der Karte deines aktuellen Pakets steht jetzt Auf jährlich wechseln oder Auf monatlich wechseln.
3. Klick darauf. Der Knopf wechselt auf Anteilig umstellen?.
4. Klick ein zweites Mal. Die Zahlweise des laufenden Abos wird umgestellt und anteilig verrechnet.

Deine gebuchten Zusätze und Sitzplätze wechseln mit auf die neue Zahlweise. Die Anzahl bleibt gleich.

So geht's: einen Zusatz dazubuchen oder abbestellen

Zusätze stehen auf „Tarif" unter der Überschrift Zusätze: Telefonie, Postfach-Sync und Kalender-Sync. Sie laufen im selben Abo und auf derselben Rechnung wie dein Paket.

Dazubuchen

1. Klick auf der Karte des Zusatzes auf Dazubuchen.
2. Der Zusatz ist sofort freigeschaltet. Es erscheint zum Beispiel „Telefonie ist gebucht und ab sofort freigeschaltet. Der Betrag wird anteilig ab heute berechnet und läuft über dieselbe Rechnung wie dein Paket."

Telefonie mit dem Paket Start

Telefonie gibt es ab dem Paket Team. Mit Start steht auf der Karte Ab Team und der Knopf heißt Auf Team wechseln.

1. Klick auf Auf Team wechseln. Der Knopf wechselt auf Wirklich wechseln.
2. Klick ein zweites Mal. Dein Paket wird auf Team umgestellt und anteilig verrechnet.
3. Danach kannst du Telefonie mit Dazubuchen buchen.

Abbestellen

1. Klick auf der Karte des gebuchten Zusatzes auf Abbestellen. Der Knopf wechselt auf Wirklich abbestellen.
2. Klick ein zweites Mal. Der Zusatz läuft sofort aus. Es erscheint zum Beispiel „Telefonie ist abbestellt. Der Betrag wird anteilig gutgeschrieben."

Klickst du nicht ein zweites Mal, passiert nichts.

So geht's: wenn eine Zahlung nicht durchgegangen ist

Ist eine Abbuchung gescheitert, steht oben in ClosingHub ein gelbes Band: „Deine letzte Zahlung ist nicht durchgegangen. Prüf kurz deine Zahlart, damit alles weiterläuft."

1. Klick im Band auf Zahlart prüfen. Das Kundenportal der Abrechnung öffnet sich.
2. Hinterleg dort eine funktionierende Zahlart und bezahl die offene Rechnung.
3. Sobald die Zahlung bestätigt ist, verschwindet das Band von selbst.

Bis dahin kannst du kein Paket wechseln, kein neues Paket buchen und keinen Zusatz dazubuchen. Die Meldung lautet dann „Die letzte Zahlung ist noch offen. Prüf zuerst deine Zahlart über „Zahlart prüfen" oben im Band, danach kannst du wieder buchen und wechseln." Kündigen geht trotzdem.

Bleibt die Rechnung offen, heißt es im Band „Eine Zahlung ist noch offen. Bis sie erledigt ist, kannst du alles ansehen, aber nichts ändern." Mitglieder sehen dasselbe Band ohne Knopf, mit dem Hinweis, dass der Inhaber die Zahlart prüfen kann.

So geht's: kündigen und die Kündigung zurücknehmen

Kündigen

1. Öffne „Tarif" und scroll zum Block Vertrag.
2. Klick auf Kündigen. Das Fenster Abo kündigen öffnet sich und zeigt, bis wann dein Vertrag läuft.
3. Wähle unter Warum kündigst du? einen Grund. Je nach Grund kannst du ergänzen, was dir gefehlt hat oder welches Programm du nutzt. Bei Anderer Grund ist der Text Pflicht.
4. Optional: Schreib unter Was können wir besser machen?, was wir ändern sollten.
5. Klick auf Kündigung bestätigen. Die Kündigung gilt zum Ende der Laufzeit, in der Testphase zum Ende der Testphase.

Kündigen und die Kündigung zurücknehmen kann nur der Inhaber des Arbeitsbereichs.

Zurück in ClosingHub steht oben auf „Tarif" der Hinweis Abo gekündigt: „Der Vertrag läuft noch bis [Datum]. Danach kannst du 30 Tage lang alles ansehen und exportieren, dann wird der Arbeitsbereich gelöscht. Buchst du vorher wieder ein Paket, bleibt alles erhalten." In der Zeile Zustand steht „Gekündigt, läuft noch bis [Datum]". Bis dahin arbeitest du ganz normal weiter.

Nach dem Vertragsende

• Du kannst dich weiter anmelden, alles ansehen und deine Leads exportieren, aber nichts mehr ändern.
• Oben in ClosingHub steht „Dein Arbeitsbereich wird am [Datum] gelöscht", mit dem Knopf Paket wählen.
• Sieben Tage vor dem Termin bekommst du eine Erinnerung per E-Mail.
• Buchst du vorher ein Paket, bleibt alles erhalten und die Löschung entfällt.
• Am Termin wird der Arbeitsbereich mit allen Leads und Daten gelöscht. Die Bestätigung kommt per E-Mail.

Das gilt genauso, wenn deine Beta endet oder du nach der Registrierung 30 Tage lang kein Paket wählst.

Hat dein Arbeitsbereich eine aktive Rufnummer, steht unter dem Knopf: „Hinweis: Mit der Kündigung des CRM wird auch die Rufnummer des Arbeitsbereichs gekündigt. Sie kann danach nicht in jedem Fall wiederbeschafft werden."

Kündigung zurücknehmen

1. Klick oben im Hinweis „Abo gekündigt" oder unten im Block „Vertrag" auf Kündigung zurücknehmen.
2. Die Kündigung ist sofort aufgehoben, dein Abo läuft normal weiter.

Wechselst du während einer laufenden Kündigung das Paket, ist die Kündigung damit ebenfalls aufgehoben. Die Meldung sagt dir das.

So geht's: Guthaben aufladen

1. Öffne Einstellungen, „Guthaben", und klick auf Guthaben aufladen.
2. Fehlt die Rechnungsanschrift noch, stehen ihre Felder oben in der Fläche unter Rechnungsanschrift. Füll sie einmalig aus. Ist sie schon hinterlegt, siehst du diese Felder nicht.
3. Unter Wie viel aufladen? wählst du einen der vorgegebenen Beträge oder Eigener Betrag. Beim eigenen Betrag trägst du eine ganze Zahl ohne Cent ein. Der erlaubte Bereich steht grau im Feld.
4. Unten siehst du, wie viel danach zur Verfügung steht.
5. Klick auf den Knopf „[Betrag] aufladen". Du landest beim Zahlungsanbieter und bezahlst dort einmalig, mit Karte, PayPal oder einer der anderen Zahlarten, die dort angeboten werden.
6. Zurück in ClosingHub erscheint „Zahlung bestätigt. Es kann einen Moment dauern, bis die Aufladung im Kontobuch steht."

Mit Abbrechen schließt du das Feld, ohne etwas aufzuladen.

So geht's: die Rechnungsanschrift eintragen oder ändern

Die Anschrift steht auf jeder Rechnung. Sie wird beim ersten Kauf abgefragt; hier änderst du sie.

1. Öffne Einstellungen, „Rechnungen", Reiter „Rechnungsanschrift". Ist noch nichts hinterlegt, stehen die Felder direkt offen. Sonst siehst du die gespeicherte Anschrift; klick in der Zeile Rechnungsempfänger auf Bearbeiten.
2. Trag unter Rechnungsempfänger Firma oder Name, Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land ein. Angeboten werden Deutschland und Österreich.
3. Unter Umsatzsteuer kannst du deine USt-IdNr. eintragen. In Deutschland ist sie freiwillig, in Österreich Pflicht.
4. Unter Rechnungs-E-Mail kannst du eine eigene Adresse für Rechnungen eintragen. Leer heißt: an die Adresse des Inhabers.
5. Klick auf Speichern. Mit Abbrechen bleibt die alte Anschrift stehen.

So geht's: Rechnungen ansehen

1. Öffne Einstellungen, „Rechnungen".
2. Jede Rechnung steht mit Datum, Nummer, Leistungszeitraum und Betrag in der Liste, brutto mit dem Netto- und Steuerbetrag darunter. Eine Stornorechnung trägt das Zeichen Storno.
3. Klick auf PDF, um die Rechnung zu öffnen. Sie geht außerdem an die Rechnungs-E-Mail.

Solange es keine Rechnung gibt, steht dort „Noch keine Rechnung". Ist eine Zahlung nicht durchgegangen, steht oben in der Liste Zahlung offen mit dem Knopf Im Kundenportal öffnen; dort siehst du den Grund und wechselst das Zahlungsmittel. Zahlungsmittel liegen weiter im Kundenportal, der Knopf oben rechts führt dorthin. Gekündigt wird unter „Tarif", Block „Vertrag".

So geht's: automatisch aufladen

Die automatische Aufladung lädt per Karte nach, sobald dein Guthaben unter eine Grenze fällt.

1. Öffne „Guthaben". Trag bei Grenze den Stand ein, unter dem aufgeladen werden soll.
2. Trag bei Aufladen auf ein, wie viel danach wieder zur Verfügung stehen soll. Der Satz darunter zeigt dir an einem Beispiel, wie viel abgebucht wird.
3. Klick auf Speichern. Mit Verwerfen machst du deine Änderung rückgängig.
4. Schalte Automatisch aufladen ein. - Ist noch keine Karte hinterlegt, führt dich der Schalter zuerst zum Hinterlegen einer Karte. Dabei wird nichts abgebucht. Zurück in ClosingHub erscheint „Karte hinterlegt. Es kann einen Moment dauern, bis sie hier steht." Die Automatik ist danach eingeschaltet.
5. Oben am Kontostand steht jetzt Lädt automatisch auf. Der Satz unter „Automatisch aufladen" nennt deine Grenze und deinen Zielbetrag.

Karte verwalten (Zeile Karte)

• Karte hinterlegen: eine Karte eintragen, ohne die Automatik einzuschalten.
• Andere Karte: die hinterlegte Karte austauschen.
• Entfernen: Klick darauf, dann Wirklich entfernen. Mit Behalten brichst du ab. Mit der Karte wird auch die automatische Aufladung ausgeschaltet.

Die Zeile zeigt Kartenmarke, Endung und Ablaufdatum der hinterlegten Karte.

Gut zu wissen

• Wer bucht: Paket, Zusätze, Kündigung und Guthaben laufen nur über den Inhaber. Alle anderen sehen auf „Tarif" ihr Paket zum Lesen.
• Preise: Die Beträge auf den Karten kommen direkt aus der Abrechnung und verstehen sich zuzüglich Umsatzsteuer. In der Ansicht „Jährlich" steht daneben durchgestrichen, was zwölf Monatszahlungen kosten würden. Kann die Abrechnung gerade nicht antworten, steht statt eines Betrags „Preis über die Abrechnung".
• Umsatzsteuer: In Deutschland kommen 19 % auf alle Beträge dazu, sie stehen auf jeder Rechnung ausgewiesen. Mit Anschrift in Österreich und gültiger USt-IdNr. rechnen wir netto ab (Reverse Charge). Ohne USt-IdNr. ist in Österreich kein Kauf möglich.
• Rechnungsanschrift zuerst: Ohne Anschrift gibt es keinen Kauf und keine Aufladung. Sie wird beim ersten Mal direkt im Ablauf abgefragt und danach nie wieder.
• Anteilig: Paketwechsel, Wechsel der Zahlweise und Zusätze werden anteilig ab dem Tag verrechnet, an dem du sie buchst.
• Testphase ohne Paket: Steht oben „Testphase läuft", ist in deinem Arbeitsbereich alles freigeschaltet, auch was später zu einem Paket oder Zusatz gehört. Beim Wechsel auf ein Paket bleibt alles erhalten, was darin enthalten ist. Alles andere wird gesperrt, nichts gelöscht.
• Beta-Zugang: Steht oben „Beta-Zugang", ist alles freigeschaltet und es wird nichts abgerechnet. Dort steht auch, bis wann er läuft. Mit Jetzt buchen kannst du schon vorher ein Paket buchen, siehe oben. Guthaben für Gesprächsminuten lädst du trotzdem auf.
• VIP-Zugang: Steht oben „VIP-Zugang", ist alles freigeschaltet und es wird nichts abgerechnet. Buchen ist nicht nötig und nicht möglich, die Knöpfe sind gesperrt.
• Mehr Mitglieder als Sitzplätze: Hat das Paket weniger Sitzplätze, als Mitglieder im Team sind, ruhen die Plätze der zuletzt dazugekommenen. Wer ruht, kann alles lesen, aber nichts ändern und nicht telefonieren. Wer arbeitet, bestimmt der Inhaber unter Einstellungen, „Team", siehe Arbeitsbereich, Team und Lead-Status.
• Sitzplätze: Im Block „Vertrag" zeigt die Zeile Sitzplätze, wie viele belegt sind, zum Beispiel „2 von 3 belegt". Start hat einen Sitzplatz, Team drei, Business fünf.
• Zustand: Die Zeile Zustand zeigt „Aktiv", „Zahlung offen", „Gesperrt" oder „Gekündigt".
• Guthaben und Anrufe: Ohne Guthaben können keine Anrufe aufgebaut werden. Ist der Stand null oder darunter, steht er in Rot.
• Balken am Kontostand: Er zeigt, wie viel von deiner letzten Aufladung noch übrig ist. Ab einem Fünftel oder weniger wird er rot.
• Automatische Aufladung: Höchstens 3 automatische Aufladungen in 24 Stunden. Lehnt die Bank ab, hält die Automatik an. Unter dem Schalter steht, wann zuletzt automatisch aufgeladen wurde oder ob eine Aufladung nicht zustande kam.
• Gesprächsminuten: Die Zeile Gesprächsminuten diesen Monat zählt ausgehende und eingehende Gespräche zusammen. Abgerechnet wird je angefangene Minute, nach der Dauer, die der Anbieter meldet, nicht nach dem, was im Verlauf steht.
• Buchungen: Die Liste zeigt Aufladungen und Gespräche, neueste zuerst. Weitere Arten sind Korrektur, Erstattung und Startguthaben. Automatische Aufladungen tragen den Vermerk automatisch.
• Rechnungen und Zahlungsmittel: Deine Rechnungen stehen unter „Rechnungen" mit PDF. Das Zahlungsmittel deines Abos änderst du über Im Kundenportal öffnen. Die Karte für die automatische Aufladung pflegst du unter „Guthaben".
• Postfach-Sync und Kalender-Sync: Beide sind Zusätze und ab dem Paket Start buchbar. Was sie tun, steht in E-Mail und Posteingang und Support und Integrationen.

Die Seite ohne aktives Abo

Hat dein Arbeitsbereich kein laufendes Abo, siehst du nach der Anmeldung nur die Seite Paket wählen und keine andere Oberfläche. Das passiert, wenn noch nie ein Paket gebucht wurde oder eine Kündigung ihr Laufzeitende erreicht hat.

1. Wähle Monatlich oder Jährlich, falls der Umschalter da ist.
2. Klick auf der Karte auf Abonnieren oder „[Anzahl] Tage kostenlos testen".
3. Füll die Rechnungsanschrift aus, wähle bei Bedarf Zusätze und klick auf Weiter zur sicheren Zahlung.
4. Nach dem Checkout steht dort „Zahlung wird bestätigt …". Sobald die Bestätigung da ist, öffnet sich die Software von selbst. Das dauert meist nur wenige Sekunden.

Oben rechts steht Abmelden. Unten stehen deine Anmeldeadresse und die Adresse für Fragen zur Abrechnung: [email protected].

Bist du nicht Inhaber, steht dort statt der Karten, dass das Abo der Inhaber bucht. Wende dich an die Person, die den Arbeitsbereich angelegt hat.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• eine schon gestellte Rechnung falsche Angaben trägt (die Anschrift für künftige Rechnungen änderst du selbst),
• ein Paket oder Zusatz nach bestätigter Zahlung auch nach dem Neuladen nicht freigeschaltet ist,
• eine Aufladung bezahlt ist, aber nicht unter „Buchungen" erscheint,
• dein Arbeitsbereich gesperrt ist und du den Grund nicht nachvollziehen kannst,
• du bei jährlicher Zahlweise weitere Sitzplätze brauchst.

Kommst du nicht mehr in die Software, weil nur die Seite „Paket wählen" erscheint, schreib an die Adresse, die unten auf dieser Seite steht: [email protected].

Schreib dazu, was du gebucht oder aufgeladen hast und wann.