Arbeitsbereich, Team und Lead-Status

Was dieser Bereich macht

Hier legst du die Grunddaten deines Arbeitsbereichs fest: den Namen, den Telefonie-Modus und den Provisionssatz. Du lädst dein Team ein, vergibst Rollen und entfernst Mitglieder, wenn jemand geht.

Unter „Lead-Status" bestimmst du, welche Status am Lead zur Auswahl stehen, in welcher Farbe und in welcher Reihenfolge. Im Profil änderst du deinen eigenen Namen.

Wo du ihn findest

• Allgemein: Einstellungen, Gruppe „Arbeitsbereich", Punkt „Allgemein"
• Team: Einstellungen, Gruppe „Arbeitsbereich", Punkt „Team"
• Lead-Status: Einstellungen, Gruppe „Arbeitsbereich", Punkt „Vertrieb", Reiter „Lead-Status"
• Profil: Einstellungen, Gruppe „Persönlich", Punkt „Profil"

Auf einem schmalen Fenster wählst du den Punkt oben im Feld Bereich aus.

Die Seiten sieht jeder im Team. Ändern können Allgemein, Team und Lead-Status nur Inhaber und Administrator. Das eigene Profil ändert jeder selbst.

Die Rollen

Zusätzlich gilt: Die Auswertung sehen nur Inhaber und Administrator. Rufnummern beantragen und kündigen ebenfalls nur Inhaber und Administrator.

So geht's: den Arbeitsbereich einrichten

Namen ändern

1. Öffne „Allgemein". In der Zeile Name des Arbeitsbereichs klickst du auf den Stift (Name ändern).
2. Trag den neuen Namen ein und klick auf Speichern. Die Meldung „Name gespeichert" erscheint.
3. Mit dem X oder der Esc-Taste brichst du ab.

Der Name steht in der Navigation und hilft beim Support.

Telefonie-Modus wählen

1. In der Zeile Telefonie-Modus wählst du Privatkunden oder Geschäftskunden.
2. Die Wahl gilt sofort. Die Meldung „Telefonie-Modus gespeichert" erscheint.

Was der Unterschied ist, steht direkt in der Zeile: Privatkunden brauchen vor dem Werbeanruf eine dokumentierte Einwilligung, Geschäftskunden nicht. Ein Widerruf sperrt in beiden Fällen. Aufzeichnung und Werbe-Mails brauchen immer eine eigene Einwilligung.

Provisionssatz festlegen

1. In der Zeile Provisionssatz schaltest du den Schalter Provisionssatz verwenden ein.
2. Ein Feld öffnet sich. Trag den Satz in Prozent ein, zum Beispiel 3 oder 2,5.
3. Klick auf Speichern. Die Meldung „Provisionssatz gespeichert" erscheint.

Ändern: Klick auf den Stift neben dem Satz (Provisionssatz ändern). Entfernen: Schalter ausschalten, oder das Feld leeren und speichern. Die Meldung lautet dann „Provisionssatz entfernt".

Der Satz gilt vom Kaufpreis. Ohne Satz zeigt die Auswertung nur das Volumen.

Arbeitsbereich-ID kopieren

In der Zeile Arbeitsbereich-ID klickst du auf das Kopier-Zeichen. Ein kurzer Haken zeigt, dass die ID in der Zwischenablage liegt. Gib sie an, wenn du dich beim Support meldest.

So geht's: dein Team verwalten

Nutzer einladen

1. Öffne „Team" und klick auf Nutzer einladen.
2. Wähle bei Rolle zwischen Administrator, Vertrieb und Nur lesen. Unter der Rolle steht, was sie darf.
3. Trag bei Name Vor- und Nachnamen ein. So steht die Person in der Liste, im Dialer und an den Aktivitäten.
4. Trag bei E-Mail die Adresse ein, an die die Einladung geht.
5. Klick auf Einladen. Während des Versands steht dort „Wird verschickt …". Danach erscheint „Einladung an … verschickt."

Die Einladung geht sofort per E-Mail raus, und der Sitzplatz ist ab dann belegt. Die eingeladene Person setzt ihr Passwort selbst.

Rolle ändern

1. Klick in der Zeile des Mitglieds auf den Stift (Verwalten).
2. Wähle Rolle: Administrator, Rolle: Vertrieb oder Rolle: Nur lesen.
3. Die Meldung „… ist jetzt …" bestätigt die Änderung.

Sicht auf eigene Leads beschränken

Für Mitglieder mit der Rolle Vertrieb oder Nur lesen:

1. Klick auf den Stift (Verwalten).
2. Wähle Nur eigene Leads zeigen. Die Meldung lautet „… sieht jetzt nur eigene Leads".
3. An der Zeile steht danach das Band nur eigene Leads.

Zurück geht es im selben Menü mit Alle Leads zeigen.

Mitglied entfernen

1. Klick auf den Stift (Verwalten) und wähle Mitglied entfernen.
2. Die Zeile fragt nach. Klick auf Wirklich entfernen, oder auf Behalten, wenn du es dir anders überlegst.
3. Die Meldung lautet „… hat keinen Zugang mehr zu diesem Arbeitsbereich". Der Sitzplatz ist danach wieder frei.

Wenn Plätze ruhen: bestimmen, wer arbeitet

Hat dein Paket weniger Sitzplätze, als Mitglieder im Team sind, ruhen die Plätze der Mitglieder, die zuletzt dazugekommen sind. Der Inhaber ruht nie. Wer ruht, kann sich anmelden, alles ansehen und exportieren, aber nichts ändern und nicht telefonieren.

Als Inhaber siehst du oben in ClosingHub ein Band, zum Beispiel „1 Platz ruht", mit dem Link Zum Team. So bestimmst du, wer arbeitet:

1. Öffne „Team". Oben steht, wie viele Plätze belegt sind, und daneben „Ruhen:" mit der Zahl.
2. An jedem Mitglied steht Aktiv oder Ruht.
3. Klick bei einem aktiven Mitglied auf Ruhen lassen. Die Meldung lautet „… ruht jetzt und kann nur noch lesen."
4. Klick bei einem ruhenden Mitglied auf Platz geben. Die Meldung lautet „… arbeitet wieder."

Ist kein Platz frei, kommt „Kein Platz frei. Lass erst jemand anderen ruhen oder buch unter Tarif Plätze dazu." Mit Sitzplätze dazubuchen oben auf der Seite kommst du direkt zum Tarif. Werden Plätze frei, etwa nach einem Kauf, arbeiten die am längsten ruhenden Mitglieder von selbst wieder.

Wer ruht, sieht oben „Dein Platz ruht" mit dem Satz, dass der Inhaber unter Team einen Platz geben kann.

So geht's: Lead-Status anpassen

Die Status stehen am Lead im Dropdown, in der Reihenfolge deines Vertriebsprozesses.

Status anlegen

1. Öffne „Lead-Status" und klick auf Status anlegen.
2. Trag bei Name des Status einen Namen ein, zum Beispiel „Unterlagen angefordert".
3. Wähle eine Farbe: Grau, Blau, Violett, Gelb, Grün, Rot, Türkis oder Orange.
4. Klick auf Anlegen. Die Meldung „Status „…" angelegt" erscheint.

Ein neuer Status landet am Ende der Liste, aber vor den Status, die als gewonnen oder verloren zählen.

Status umbenennen oder umfärben

1. Klick in der Zeile des Status auf den Stift (Status bearbeiten).
2. Ändere den Name. Gespeichert wird, sobald du das Feld verlässt.
3. Eine neue Farbe wird sofort gespeichert.
4. Mit dem X (Bearbeiten schließen) klappst du die Zeile wieder zu.

Umbenennen ist jederzeit gefahrlos. Gespeicherte Ansichten hängen am Schlüssel, nicht am Namen. Den Schlüssel siehst du unten in der geöffneten Zeile. Er ändert sich nie.

Festlegen, was ein Status bedeutet

In der geöffneten Zeile setzt du vier Häkchen:

• Neue Leads landen hier: Gilt für Funnel, Import und manuelle Anlage. Genau ein Status trägt das.
• Kommt in den Power-Dialer: Leads mit diesem Status stehen in der Warteschlange.
• Zählt als gewonnen: Fällt aus der offenen Strecke der Auswertung.
• Zählt als verloren: Fällt aus der offenen Strecke und aus der Consent-Warnung.

Unter dem Namen jedes Status steht, wie viele Leads darauf stehen und welche Merkmale er trägt: Eingang, Gewonnen, Verloren, Dialer.

Reihenfolge ändern

Zieh den Status am Griff links nach oben oder unten und lass ihn los. Alternativ setzt du den Fokus auf den Griff und nutzt die Pfeiltasten hoch und runter. Die Meldung „Reihenfolge geändert" erscheint.

Status löschen

1. Klick in der Zeile auf Mehr (die drei Punkte) und wähle Status löschen.
2. Klick auf Wirklich löschen, oder auf Behalten.
3. Die Meldung „Status „…" gelöscht" erscheint.

Ergebnis-Regeln

Unter der Liste steht der Block Ergebnis-Regeln aus dem Power-Dialer. Damit setzt ClosingHub Status und Dealphase nach einem Gesprächsergebnis automatisch. Wie das geht, steht im Teil dieser Anleitung zum Dialer.

So geht's: dein Profil

1. Öffne „Profil". In der Zeile Dein Name klickst du auf den Stift (Namen ändern).
2. Trag deinen Namen ein und klick auf Speichern. Die Meldung „Name gespeichert" erscheint.

So stehst du in der Nutzerliste, im Dialer und an deinen Aktivitäten.

Darunter siehst du Deine Rolle. Die vergibt ein Inhaber oder Administrator, du kannst sie hier nicht ändern. In der Zeile Nutzer-ID kopierst du deine ID. Gib sie beim Support an, wenn es um deinen Zugang geht.

So geht's: Darstellung und Glas-Effekt

1. Öffne „Profil". In der Zeile Darstellung wählst du Hell, Dunkel oder System. Bei „System" folgt ClosingHub der Einstellung deines Geräts.
2. Schneller geht es unten in der Seitenleiste: Der Knopf mit Sonne oder Mond neben deinem Namen wechselt zwischen Hell und Dunkel.
3. In der Zeile Glas-Effekt schaltest du die durchscheinenden Flächen aus. Dann sind alle Flächen deckend, in Hell und in Dunkel.

Beide Einstellungen gelten für diesen Browser auf diesem Gerät. Auf einem anderen Gerät stellst du sie dort ein. Hast du auf deinem Gerät „Transparenz reduzieren" eingeschaltet, sind die Flächen immer deckend.

Gut zu wissen

• Sitzplätze: Oben unter „Team" steht, wie viele Sitzplätze belegt sind, zum Beispiel „2 von 3 belegt". Ruhen Plätze, steht ihre Zahl daneben. Wer ruht und wer arbeitet, bestimmt nur der Inhaber.
• Liste nach Rollen: Die Mitglieder stehen nach Rolle gruppiert. Deine eigene Zeile trägt „(du)". Die Bänder rechts zeigen den Zugriff: Voller Zugriff, Eigene Leads oder Nur lesen.
• Inhaber: Das Menü am Inhaber ist gesperrt. Die Rolle Inhaber lässt sich weder vergeben noch entziehen.
• Dich selbst entfernen: Geht nicht. „Mitglied entfernen" fehlt in deiner eigenen Zeile.
• Rollen-Übersicht: Unter der Liste steht der Block Rollen mit allen vier Rollen, ihrer Beschreibung und der Zahl der Mitglieder.
• Eingangsstatus: Genau ein Status ist der Eingang. Setzt du das Häkchen an einem anderen Status, wandert der Eingang dorthin. Die Meldung lautet „Neue Leads landen jetzt auf „…"".
• Gewonnen und verloren: Ein Status zählt entweder als gewonnen oder als verloren, nie beides.
• Datenregion: Unter „Allgemein" steht, wo die Daten liegen: Frankfurt, EU. Das lässt sich nicht ändern.
• Einstellungen mit Schloss: Als Vertrieb oder mit „Nur lesen" siehst du die Bereiche Allgemein, Dealphasen, Lead-Status, Eigene Felder, Unterlagen, Objekt-Phasen, Lead-Quellen, Integrationen, Termin-Mails und Verträge, kannst dort aber nichts ändern. Oben steht ein Hinweis mit Schloss, die Felder und Knöpfe sind gesperrt. Was du selbst betrifft (Profil, Sicherheit, dein Postfach, dein Kalender), bleibt offen.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• eine Einladung trotz richtiger Adresse und freiem Sitzplatz wiederholt scheitert,
• eine eingeladene Person auch im Spam-Ordner keine Mail findet,
• ein Mitglied entfernt werden muss, aber niemand mehr mit der Rolle Inhaber oder Administrator im Team ist,
• ein Status sich nicht löschen lässt, obwohl keine Leads mehr darauf stehen.

Gib dazu deine Arbeitsbereich-ID an (unter „Allgemein"). Geht es um deinen eigenen Zugang, zusätzlich deine Nutzer-ID (unter „Profil").