Unterlagen anfordern und ablegen

Was dieser Bereich macht

Jeder Lead hat eine eigene Dokumentenablage. Darin liegen die Unterlagen sortiert nach Reitern, zum Beispiel Gehaltsabrechnung, Selbstauskunft oder Ausweis.

Du hast zwei Wege, Unterlagen in die Ablage zu bekommen: Du lädst sie selbst hoch, oder du forderst sie beim Kunden an. Dann bekommt der Kunde einen Link und lädt die Dateien ohne Anmeldung selbst hoch. Sie landen direkt im richtigen Reiter am richtigen Lead.

Welche Reiter es gibt, legst du einmal für den ganzen Arbeitsbereich fest.

Wo du ihn findest

• Ablage am Lead: Lead öffnen, in der linken Spalte oben von „Details" auf Unterlagen umschalten
• Reiter verwalten: Einstellungen, Gruppe „Arbeitsbereich", Punkt „Felder und Unterlagen", Reiter „Unterlagen"
• Hinweis auf neue Uploads: die Glocke oben rechts in der Kopfleiste

Mit der Rolle Nur lesen kannst du Unterlagen ansehen und herunterladen. Hochladen, anfordern, widerrufen und entfernen geht mit dieser Rolle nicht.

So geht's: Unterlagen selbst hochladen

1. Öffne den Lead und schalte links auf Unterlagen.
2. Klick den Reiter an, in den die Dateien gehören, zum Beispiel Ausweis.
3. Klick auf Hochladen und wähle eine oder mehrere Dateien aus.
4. Die Meldung „„Dateiname" in Ausweis abgelegt" erscheint. Bei mehreren Dateien steht dort zum Beispiel „3 Unterlagen in Ausweis abgelegt".

Ist beim Hochladen der Reiter Alle gewählt, landen die Dateien im Sammelreiter (von Haus aus Sonstiges).

So geht's: Unterlagen beim Kunden anfordern

1. Öffne den Lead und schalte links auf Unterlagen.
2. Klick auf Anfordern. Rechts öffnet sich das Panel „Unterlagen anfordern".
3. Hake unter Welche Unterlagen die Reiter an, die du brauchst.
4. Wähle bei Link gilt, wie lange der Link funktionieren soll: 7 Tage, 14 Tage oder 30 Tage. Vorausgewählt sind 14 Tage.
5. Schreib bei Nachricht, optional bei Bedarf einen Hinweis, zum Beispiel worauf es bei der Selbstauskunft ankommt. Der Kunde sieht diesen Text oben auf seiner Hochladeseite.
6. Klick auf Link erzeugen.
7. Das Panel zeigt jetzt den Link und bis wann er gilt. Mit Link kopieren legst du ihn in die Zwischenablage, der Knopf zeigt kurz „Kopiert".
8. Klick auf Fertig.

Der Kunde bekommt den Link per E-Mail. Die E-Mail geht über den Absender, den du unter Einstellungen, „E-Mail und Postfach", eingestellt hast. Du kannst den kopierten Link zusätzlich selbst weitergeben. Teile ihn nur mit dem Kunden, für den er gedacht ist.

Die Anforderung braucht keine E-Mail-Einwilligung des Leads. Sie ist keine Werbung.

So geht's: den Stand einer Anforderung verfolgen

Unter den Reitern steht der Block Angefordert. Jede Anforderung zeigt ihren Zustand, wie viele der angeforderten Reiter schon geliefert sind (zum Beispiel „1 von 3"), welche Reiter angefordert wurden und bis wann der Link gilt.

Abgelaufene und widerrufene Anforderungen sind eingeklappt. Mit Frühere anzeigen holst du sie hervor, mit Frühere ausblenden klappst du sie wieder ein. Gibt es nur noch frühere Anforderungen, steht dort „Keine offene Anforderung."

So geht's: einen Link widerrufen

1. Such im Block Angefordert die Anforderung mit dem Zustand „Offen" oder „Teilweise geliefert".
2. Klick auf Widerrufen.
3. Die Meldung „Link widerrufen" erscheint. Der Link ist ab sofort ungültig.

Die Anforderung bleibt als Eintrag stehen, mit dem Zustand „Widerrufen". Bereits hochgeladene Dateien bleiben in der Ablage.

So geht's: Unterlagen ansehen, herunterladen und entfernen

1. Klick in der Ablage auf einen Reiter. Darunter stehen seine Dateien mit Datum und Größe. Hat der Kunde die Datei selbst hochgeladen, steht zusätzlich „vom Kunden" dabei.
2. Neben jeder Datei stehen drei Zeichen: - Ansehen öffnet die Datei in einem neuen Tab. - Herunterladen speichert die Datei. - Entfernen fragt nach. Mit Wirklich? löschst du die Datei, mit Behalten brichst du ab. - In anderen Reiter verschieben öffnet „Verschieben nach" mit allen anderen Reitern. Ein Klick legt die Datei dort ab. Der Zusatz „vom Kunden" und die Zuordnung zur Anforderung bleiben erhalten.
3. Liegt dieselbe Datei (gleicher Name, gleiche Größe) aus einer Anforderung in zwei Reitern, steht darunter „Gleiche Datei auch in" mit dem anderen Reiter. Meist hat der Kunde sich in der Zeile vertan.
4. Mit Alle … herunterladen unter den Reitern (zum Beispiel „Alle 5 herunterladen") bekommst du alle Dateien des Leads in einem ZIP-Archiv. Während es entsteht, steht dort „Wird gepackt …". Das Archiv heißt „Unterlagen" plus Firmenname oder, wenn keiner eingetragen ist, Name des Leads.

Im Reiter Alle siehst du alle Reiter mit Dateien gleichzeitig aufgeklappt. Die Zahl neben jedem Reiter zeigt, wie viele Dateien darin liegen.

So geht's: erfahren, dass der Kunde etwas hochgeladen hat

1. Hat ein Kunde über seinen Link etwas hochgeladen, bekommt die Glocke oben rechts einen Punkt.
2. Klick auf die Glocke. Unter Meldungen steht „Unterlagen hochgeladen" mit Dateiname und Reiter.
3. Klick auf den Eintrag, um direkt den Lead zu öffnen.
4. Mit dem X rechts am Eintrag entfernst du den Hinweis. Er verschwindet dann für den ganzen Arbeitsbereich. Die Datei selbst bleibt in der Ablage.

Die Glocke zeigt die letzten 7 Tage.

So geht's: Reiter verwalten

Die Reiter gelten für den ganzen Arbeitsbereich. Die Reihenfolge in den Einstellungen ist die Reihenfolge am Lead.

Reiter anlegen

1. Öffne Einstellungen, „Felder und Unterlagen", Reiter „Unterlagen", und klick auf Reiter anlegen.
2. Trag bei Name des Reiters einen Namen ein, zum Beispiel „Grundbuchauszug".
3. Klick auf Anlegen. Die Meldung „Reiter „Grundbuchauszug" angelegt" erscheint.

Der neue Reiter wird vor dem Sammelreiter einsortiert.

Schneller geht es direkt am Lead: Klick in der Ablage unter den Reitern auf Reiter anlegen, tipp den Namen ein und drück die Eingabetaste. Die Meldung „Reiter „…" für den Arbeitsbereich angelegt" erscheint. Mit Escape brichst du ab. Gibt es den Namen schon, springt die Ablage einfach in diesen Reiter.

Reihenfolge ändern

• Zieh einen Reiter am Griff links auf seinen neuen Platz.
• Oder: Setz den Fokus mit der Tab-Taste auf den Griff und verschieb den Reiter mit Pfeil hoch und Pfeil runter.

Die Meldung „Reihenfolge geändert" erscheint.

Reiter umbenennen

1. Klick am Reiter auf den Stift Reiter umbenennen.
2. Ändere den Namen und klick auf Speichern. Mit Abbrechen bleibt alles, wie es war.

Alle Unterlagen, die in diesem Reiter liegen, wandern mit, bei allen Leads.

Reiter löschen

1. Klick am Reiter auf Mehr und dann auf Reiter löschen.
2. Bestätige mit Wirklich löschen. Mit Behalten brichst du ab.

Löschen geht nur bei einem leeren Reiter. Unter jedem Reiternamen steht, wie viele Unterlagen darin liegen.

Was dein Kunde sieht

Der Kunde öffnet den Link und kommt auf eine einfache Seite, ohne Anmeldung.

• Oben steht „Hallo" mit seinem Vornamen. Ist kein Vorname hinterlegt, steht dort „Unterlagen hochladen".
• Darunter: „Bitte lade die folgenden Unterlagen hoch. Du kannst auch ein Foto machen."
• Falls du eine Nachricht geschrieben hast, steht sie darunter.
• Für jeden angeforderten Reiter gibt es einen Knopf Datei auswählen. Am Handy kann der Kunde dabei auch direkt die Kamera nutzen.
• Nach dem ersten Upload zeigt der Reiter die Zahl der Dateien und ihre Namen, der Knopf heißt dann Weitere Datei. Während des Hochladens steht dort „Wird hochgeladen …".
• Sind alle Reiter bedient, steht oben „Alles da. Danke, du musst nichts weiter tun."
• Unten steht, bis wann der Link gilt, und dass die Dateien verschlüsselt übertragen werden und nur für den Ansprechpartner sichtbar sind.

Der Kunde sieht nur seinen Vornamen, die angeforderten Reiter und die Namen der Dateien, die er selbst über diesen Link hochgeladen hat. Andere Daten des Leads und andere Unterlagen sieht er nicht.

Hat der Kunde sich vertan, kann er eine selbst hochgeladene Datei wieder entfernen, solange der Link gilt. Er klickt neben der Datei auf Entfernen und bestätigt „Datei entfernen? Das lässt sich nicht rückgängig machen." mit Entfernen, oder bricht mit Behalten ab. Danach stimmt auch der Stand der Anforderung wieder. Dateien, die du selbst abgelegt hast, kann der Kunde nicht entfernen.

Ist der Link abgelaufen oder widerrufen, sieht der Kunde „Link nicht mehr gültig" und den Hinweis, sich bei seinem Ansprechpartner zu melden. Einen Grund nennt die Seite nicht.

Gut zu wissen

• Dateitypen und Größe: Hochladen lassen sich PDF, JPG, PNG, HEIC und Word-Dateien, jeweils bis 20 MB.
• Sammelreiter: Ein Reiter ist der Sammelreiter (von Haus aus „Sonstiges"). Dort landen Dateien ohne eigenen Reiter. Er lässt sich umbenennen und verschieben, aber nicht löschen. In einer Anforderung steht er nicht zur Auswahl.
• Jeder Link läuft ab. Einen Link ohne Ablaufdatum gibt es nicht. Brauchst du länger, erzeugst du danach einen neuen.
• Erledigt heißt nicht gesperrt. Auch nach „Erledigt" kann der Kunde bis zum Ablaufdatum weitere Dateien nachreichen und eigene Dateien entfernen. Widerrufen steht, solange der Link gilt, auch bei „Erledigt". Ist alles da, widerrufst du den Link am besten.
• Mehrere Dateien je Reiter: Der Kunde kann pro Reiter beliebig oft Weitere Datei nutzen, etwa für drei Gehaltsabrechnungen. Die Zahl der Dateien je Anforderung ist begrenzt.
• Verschlüsselt: Die Dateien liegen verschlüsselt in der Ablage des Arbeitsbereichs. Unten in der Ablage steht das auch.
• Entfernen ist endgültig. In der Ablage gibt es keinen Weg, eine entfernte Datei zurückzuholen.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• ein Kunde „Link nicht mehr gültig" sieht, obwohl die Anforderung im Block „Angefordert" als „Offen" oder „Teilweise geliefert" steht,
• der Kunde laut eigener Aussage hochgeladen hat, die Datei aber nicht in der Ablage des Leads auftaucht,
• Dateien sich wiederholt nicht öffnen oder herunterladen lassen,
• du den Verdacht hast, dass ein Link in falsche Hände geraten ist.

Schreib dazu, um welchen Lead und welche Anforderung es geht und wann der Kunde hochgeladen hat.