Leads und Ansichten

Was dieser Bereich macht

Die Lead-Liste zeigt alle Leads deines Arbeitsbereichs. Hier legst du neue Leads an, bearbeitest mehrere auf einmal und exportierst sie.

Eine Ansicht ist ein Satz Filter unter einem Namen, zum Beispiel „Neue Leads aus Facebook". Statt jedes Mal neu zu filtern, wählst du die Ansicht und arbeitest los. Jede Ansicht merkt sich auch ihre Spalten.

Wo du ihn findest

• Lead-Liste: Hauptnavigation, Punkt „Leads"
• Ansichten verwalten: Einstellungen, Gruppe „Arbeitsbereich", Punkt „Vertrieb", Reiter „Ansichten verwalten"
• Suche: „Suchen" oben in der Navigation, oder ⌘K. Sie findet Leads, Ansichten und Aktionen.

Alle drei sehen alle Nutzer des Arbeitsbereichs. Welche Ansichten jemand sieht, hängt von ihrer Sichtbarkeit ab. Inhaber und Admins sehen jede Ansicht.

Auf dem Handy und in schmalen Fenstern ist die Liste vereinfacht. Du wählst die Ansicht oben im Feld „Ansicht wählen", die Leads stehen als Karten untereinander. Spalten, „Weitere Aktionen" und die Aktionen für mehrere Leads gibt es nur im breiten Fenster.

So geht's: die Liste lesen

Links steht die Spalte mit den Ansichten:

• Meine Ansichten: ganz oben „Alle Leads", darunter deine eigenen Ansichten
• Geteilt im Team: Ansichten, die für das Team oder für ausgewählte Personen freigegeben sind
• Von Mitarbeitern: private Ansichten deiner Kollegen. Diesen Block sehen nur Inhaber und Admins.

Neben jeder Ansicht steht, wie viele Leads gerade darin liegen. Klick auf eine Ansicht, und die Liste rechts zeigt nur noch diese Leads. Oben steht der Name der Ansicht. Mit dem Kreuz am Namen darunter kommst du zurück zu „Alle Leads".

Die Liste ist nach der letzten Aktivität sortiert, neueste zuerst. Klick auf eine Spaltenüberschrift, um nach dieser Spalte zu sortieren. Ein Pfeil zeigt die Richtung. Ein weiterer Klick dreht sie um.

Klick auf eine Zeile öffnet den Lead.

So geht's: einen neuen Lead anlegen

1. Klick oben rechts auf Neuer Lead.
2. Trag unter Person Anrede, Vorname und Nachname ein. Für eine Firma füllst du Firma aus.
3. Wähle den Status. Vorbelegt ist der Status, in dem neue Leads bei dir landen.
4. Trag unter Erreichbarkeit die Nummer bei Telefon ein. Dieses Feld ist Pflicht. Mobil und E-Mail sind freiwillig.
5. Ergänze bei Bedarf Adresse (Straße, PLZ, Ort) und unter Herkunft die Quelle, zum Beispiel Empfehlung oder Messe.
6. Führt dein Arbeitsbereich eigene Felder, stehen sie unter Eigene Felder.
7. Klick auf Lead anlegen oder drück ⌘ und Enter. Der neue Lead öffnet sich sofort.

Lead anlegen wird erst klickbar, wenn eine Telefonnummer und dazu ein Name oder eine Firma eingetragen sind. Der Lead gehört danach dir. Mit Esc oder Abbrechen schließt du das Fenster ohne zu speichern.

Gibt es die Telefonnummer oder E-Mail schon, erscheint der Hinweis „Möglicherweise schon im Bestand: Telefonnummer oder E-Mail gibt es bereits." Darunter stehen die gefundenen Leads mit dem Knopf Lead öffnen. Anlegen bleibt trotzdem möglich, falls es bewusst ein zweiter Eintrag sein soll.

Leads ohne Anruf-Einwilligung bleiben für Anrufe gesperrt. Die Einwilligung trägst du im Lead nach.

So geht's: Spalten einstellen

1. Klick oben rechts auf Spalten.
2. Unter Sichtbar stehen die Spalten, die du gerade siehst. Nimm das Häkchen weg, um eine Spalte auszublenden.
3. Unter Ausgeblendet stehen alle übrigen. Setz das Häkchen, um eine Spalte einzublenden.
4. Die Reihenfolge änderst du am Griff rechts in der Zeile. Zieh ihn mit der Maus, oder fokussiere ihn und nimm die Pfeiltasten.
5. Standard wiederherstellen setzt die Spalten auf die Grundeinstellung zurück.

Zur Auswahl stehen Firma oder Name, Kontakt, Telefon, Mobilnummer, E-Mail-Adresse, Lead-Status, Nächster Schritt, Letzter Kontakt, Angelegt am, Quelle, Ort, Postleitzahl, Inhaber und alle eigenen Felder für Leads. Die Spalte „Firma oder Name" ist fest. Sie bleibt immer sichtbar und vorne.

Wo deine Auswahl gespeichert wird, steht oben im Fenster:

• In einer Ansicht: „Bleibt in der Ansicht … gespeichert."
• In „Alle Leads": „Gilt für diese Sitzung." Neu laden setzt sie zurück. Dauerhaft wird sie, sobald du sie als Ansicht speicherst.

So geht's: eine Ansicht anlegen

1. Klick links oben auf Neue Ansicht. Alternativ öffnest du Weitere Aktionen (drei Punkte) und wählst Ansicht speichern, oder du klickst unter Einstellungen, „Vertrieb", Reiter „Ansichten verwalten", auf Neue Ansicht. Das Fenster „Lead-Ansicht erstellen" öffnet sich in der Mitte, mit vier Karten: Name der Ansicht, Leads filtern, Vorschau und Sichtbarkeit. Mit dem X oder der Esc-Taste schließt du es, ein Klick daneben schließt es nicht.
2. Trag bei Name der Ansicht einen Namen ein.
3. Wähle unter Leads filtern ein erstes Filterkriterium: Status, UTM-Kampagne, Quelle, Inhaber oder Angelegt.
4. Stell die Bedingung ein: links das Feld, in der Mitte die Art des Vergleichs, rechts den Wert.
5. Weitere Bedingungen fügst du mit Bedingung hinzu. Mit dem Kreuz am Ende einer Zeile entfernst du sie. Alle entfernen leert die ganze Liste.
6. Leg unter Sichtbarkeit fest, wer die Ansicht sieht (siehe unten).
7. Klick auf Ansicht erstellen oder drück ⌘ und Enter.

Die Meldung „Ansicht … angelegt" erscheint und die Liste springt in die neue Ansicht. Legst du sie aus der Lead-Liste an, nimmt sie die Spalten mit, die du gerade siehst.

Welche Felder und Vergleiche es gibt

Bei „ist eine von" klickst du alle Status an, die zählen sollen. Bei Datumsfeldern wählst du ein Datum.

Bedingungen verknüpfen

Alle Bedingungen untereinander müssen zutreffen. Zwischen ihnen steht „und".

Soll eine von mehreren Möglichkeiten reichen, klick auf Alternative Gruppe. In der Gruppe muss mindestens eine Bedingung zutreffen, zwischen ihnen steht „oder". Mit Weitere Möglichkeit ergänzt du die Gruppe. Gruppe auflösen macht aus der Gruppe wieder einzelne Bedingungen mit „und".

Beispiel: Stadt ist „Köln" und eine Gruppe mit Quelle enthält „Facebook" oder Quelle enthält „Instagram".

Vorschau

Unten im Fenster zeigt Vorschau laufend, wie viele Leads passen, darunter die Bedingungen als Satz und die passenden Leads. Passt gerade keiner, steht dort „Gerade passt kein Lead. Neue Leads, die passen, erscheinen automatisch." Eine Ansicht ohne Filter enthält alle Leads.

So geht's: eine Ansicht teilen

Unter Sichtbarkeit hast du drei Möglichkeiten:

• Nur ich: Nur du siehst die Ansicht. Sie steht unter „Meine Ansichten".
• Ganzes Team: Alle im Arbeitsbereich sehen sie unter „Geteilt im Team".
• Ausgewählte: Setz ein Häkchen bei jeder Person, die sie sehen soll.

Inhaber und Admins sehen jede Ansicht, unabhängig von dieser Einstellung.

So geht's: eine Ansicht bearbeiten

1. Wähle die Ansicht in der Liste.
2. Öffne Weitere Aktionen und klick auf Ansicht bearbeiten. Das Fenster „Lead-Ansicht bearbeiten" öffnet sich mit denselben vier Karten.
3. Ändere Name, Bedingungen oder Sichtbarkeit.
4. Klick auf Änderungen speichern. Die Meldung „Ansicht … gespeichert" erscheint.

Willst du die bisherige Ansicht behalten, klick stattdessen auf Als neue Ansicht speichern. Dann entsteht eine Kopie mit deinen Änderungen.

So geht's: Ansichten verwalten und löschen

Unter Einstellungen, „Vertrieb", Reiter „Ansichten verwalten", stehen alle Ansichten, die du sehen kannst. Unter jedem Namen steht, für wen sie gilt: „nur für dich", „geteilt im Team", „für …" mit den Namen, oder „privat von …".

• Öffnen springt in die Lead-Liste mit dieser Ansicht.
• Löschen fragt nach. Mit Wirklich löschen ist die Ansicht weg, mit Behalten bleibt sie.

In der Lead-Liste löschst du so:

1. Wähle die Ansicht.
2. Öffne Weitere Aktionen und klick auf Ansicht löschen.
3. Oben erscheint „Ansicht … löschen? Die Leads darin bleiben unverändert." Klick auf Wirklich löschen.

Auch im Fenster „Lead-Ansicht bearbeiten" gibt es unten links Löschen, wenn du die Ansicht löschen darfst. Löschen können nur der Ersteller, der Inhaber und Admins.

So geht's: mehrere Leads auf einmal bearbeiten

1. Setz das Häkchen vorne in den Zeilen der Leads, die du bearbeiten willst. Das Häkchen im Tabellenkopf wählt alle sichtbaren Leads.
2. Über der Tabelle erscheint eine Leiste mit der Anzahl, zum Beispiel „3 ausgewählt".
3. Wähle eine Aktion: - Status ändern: setzt alle ausgewählten Leads auf einen Status. - Zuweisen: gibt die Leads einer Person aus dem Team. - In Dialer laden: öffnet den Power-Dialer mit genau diesen Leads. - Exportieren: lädt nur die ausgewählten Leads als CSV herunter. - Bearbeiten: öffnet die Felder eines Leads. Geht nur, wenn genau einer ausgewählt ist. - Löschen: fragt nach. Mit Wirklich löschen sind die Leads gelöscht, mit Behalten nicht.
4. Mit dem Kreuz neben der Anzahl hebst du die Auswahl auf.

Nach Status ändern und Zuweisen steht in der Meldung unten ein Knopf Rückgängig. Er bleibt einige Sekunden stehen. Löschen lässt sich nicht rückgängig machen.

So geht's: die Liste exportieren

1. Wähle die Ansicht, die du exportieren willst, oder „Alle Leads".
2. Öffne Weitere Aktionen und klick auf Liste exportieren. In Klammern steht die Anzahl.
3. Die Datei wird heruntergeladen. Die Meldung „… als CSV exportiert" erscheint.

Die CSV-Datei enthält immer diese Spalten: Firma oder Name, Kontakt, Telefon, E-Mail, Status, Nächster Schritt, Letzte Aktivität, Inhaber. Die Werte sind mit Semikolon getrennt.

Gut zu wissen

• Gesperrte Zeilen: Fehlt einem Lead die Anruf-Einwilligung, erscheint die Zeile blasser. Bei Telefon steht „gesperrt", beim Status „Kein Consent". Auf dem Handy heißt der Knopf „Gesperrt".
• Inhaber: Die Spalte „Inhaber" zeigt, wem der Lead gehört, als Kürzel.
• Nächster Schritt: Hier steht die nächste offene Aufgabe mit Datum. Ist sie morgen fällig, ist sie gelb, ist sie heute fällig oder überfällig, rot.
• Power-Dialer starten: Der Knopf oben rechts startet den Dialer. Steht die Liste in einer Ansicht, arbeitet der Dialer genau diese Ansicht ab. Tastenkürzel: D.
• Leads importieren: Den Import erreichst du ebenfalls über Weitere Aktionen.
• Status umbenennen: Ansichten hängen am Status selbst, nicht an seinem Namen. Umbenennen bricht sie also nicht.
• Spalten in geteilten Ansichten: Die Spalten gehören zur Ansicht. Wer sie ändert, ändert sie für alle, die diese Ansicht sehen.
• Gelöschte eigene Felder: Eine Ansicht mit einer Spalte für ein gelöschtes Feld funktioniert weiter. Die Spalte fällt einfach weg.
• Sortierung: Die Sortierung per Klick auf die Überschrift wird nicht gespeichert.

Häufige Fragen

Wenn etwas nicht klappt

Wann du den Support brauchst

Melde dich über den Support-Bereich in ClosingHub, wenn

• eine Ansicht dauerhaft falsche Leads zeigt, obwohl die Bedingungen in der Vorschau stimmen,
• „Die Ansicht konnte nicht gelöscht werden." oder „Spalten konnten nicht gespeichert werden" nach erneutem Versuch bleibt,
• gelöschte Leads versehentlich weg sind. Löschen lässt sich in der Oberfläche nicht rückgängig machen.

Schreib dazu, um welche Ansicht es geht und was du zuletzt geändert hast.